Правомерность передачи дел в архив задним числом. - вопрос №1964726

Здравствуйте. Разумеется такие обязанности по передаче документов должны решаться своевременно. Ваш случай далеко не единственный, — на практике такое случается часто. Возникает вопрос насколько это все правомерно? Попробуем разобраться. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.  Был ли соблюден данный порядок?   С ваших слов была создана комиссия, но утверждена ли она была приказом?  Каковы были полномочия данной комиссии?  Почему данная комиссия не проследила за правильностью передачи дела в архив? "… В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись...."   в период подготовки дела… отсюда можно сделать вывод, что никак не позже и только проверка сотрудником архива.   "… Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения..."     Таким образом, я подвожу к выводу, что на Вас вины нет.   Вопрос к администрации колледжа, где во время подготовки дела находился архивариус?  Что это была за комиссия? Известно ли администрации колледжа о статье 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов КоАП РФ?   Теперь по существу Вашего вопроса: передача дел задним числом, тем более когда Вы уже не находитесь в прежней должности, незаконна. Поэтому, Вы вправе отказаться, сославшись на существующую некомпетентность.  нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется, нет строгих предписаний, есть лишь то рекомендации.

Здравствуйте. Вы вправе отказаться от подписания акта приема-сдачи дел (номенклатуры) задним числом. Мало того, — это незаконно. Но в реалии, акт приема сдачи документации, может производиться и составляться, и после увольнения работника являющегося ответственным лицом. Т.е. Вы можете сдать документации в настоящее время и по истечении года.
Не забудьте выбрать лучший ответ по мнению автора. Всего доброго!