Красноярский край

Правомерность передачи дел в архив задним числом.

Добрый день. Работала в институте секретарем руководителя. Потом институт реорганизовался (переименовался), сменилось руководство, я перешла на другую должность. Перед переводом я ушла в отпуск (еще как секретарь) и пришла сдавать номенклатуру. Но ни архивариус, ни новый секретарь не явились, а пришли представители администрации института якобы как комиссия по передаче дел. Они проверили номенклатуру, всё было в порядке, и я перешла на другую должность. Когда я проработала на новой должности 1 год, меня сократили, и тут архивариус, когда я уже дорабатывала, начала настаивать, чтобы я сдала номенклатуру ЗАДНИМ числом, т.е. чтобы составила акты и подписала их прошлым годом. При этом, я бы уже сдавала эти акты будучи сокращенной, т.е. не являясь сотрудником организации вообще. Скажите, пожалуйста, могу ли я отказаться от сдачи номенклатуры задним числом, если уже год на моем месте работает другой секретарь, который своевременно просто не пришел принимать дела??

Лучший ответ по мнению автора

Здравствуйте. Разумеется такие обязанности по передаче документов должны решаться своевременно. Ваш случай далеко не единственный, — на практике такое случается часто. Возникает вопрос насколько это все правомерно? Попробуем разобраться. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.  Был ли соблюден данный порядок?   С ваших слов была создана комиссия, но утверждена ли она была приказом?  Каковы были полномочия данной комиссии?  Почему данная комиссия не проследила за правильностью передачи дела в архив? "… В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись...."   в период подготовки дела… отсюда можно сделать вывод, что никак не позже и только проверка сотрудником архива.   "… Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения..."     Таким образом, я подвожу к выводу, что на Вас вины нет.   Вопрос к администрации колледжа, где во время подготовки дела находился архивариус?  Что это была за комиссия? Известно ли администрации колледжа о статье 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов КоАП РФ?   Теперь по существу Вашего вопроса: передача дел задним числом, тем более когда Вы уже не находитесь в прежней должности, незаконна. Поэтому, Вы вправе отказаться, сославшись на существующую некомпетентность.  нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется, нет строгих предписаний, есть лишь то рекомендации.


22.05.16
Лучший ответ по мнению автора

Другие ответы

Здравствуйте. Вы вправе отказаться от подписания акта приема-сдачи дел (номенклатуры) задним числом. Мало того, — это незаконно. Но в реалии, акт приема сдачи документации, может производиться и составляться, и после увольнения работника являющегося ответственным лицом. Т.е. Вы можете сдать документации в настоящее время и по истечении года.
Не забудьте выбрать лучший ответ по мнению автора. Всего доброго!
22.05.16
Рекомендуем личную консультацию

Buh

Buh
Buh
Эксперт месяца
Правозащитник, защита прав потребителей. Помощь по гражданским, административным делам, семейным, страховым спорам, защита от произвола ГИБДД, прав потребителя.
Посмотреть всех экспертов из раздела Юриспруденция > Трудовое право