В нашу организацию пришло судебное извещение из другого города о том, что 14 июня будет решаться вопрос о возобновлении производства по гражданскому делу. Мы привлекаемся как третьи лица. Но, дело в том, что ни кто от нашей организации присуствовать в этом другом городе не может, да и в письме указано, что назначено на 14 июня, а письмо пришло 17 июня.Нужно ли как то ответить на это извещение, если срок прошел? и надо ли ответ оформлять официальным ходатайсвом, либо можно написать письмо в свободной форме?